「日報を書かせる会社」は意味がない？日報の本当の目的と、書くのが楽になるコツ

「うちの会社、なんで毎日日報書かせんだろ？」「今日やることなかったのに、日報書くことない…」そう感じている方は多いのではないでしょうか。「日報を書かせる会社」は、一見すると無駄な作業に思えて、ストレスに感じることもありますよね。

でも、ちょっと待ってください。日報には、実は会社側も社員側も、想像以上に大きなメリットがあるんです。この記事では、「なぜ日報を書くのか」という根本的な疑問から、書くのが楽になる具体的な方法まで、日報に関するモヤモヤをスッキリ解決します。

「日報を書く」本当の理由とは？会社側の視点

「なぜ日報を書くのか」を理解すれば、単なる義務感からではなく、より前向きな気持ちで日報に向き合えるはずです。日報は、会社にとって以下のような重要な役割を果たしています。

業務の「見える化」と進捗管理
日報は、社員一人ひとりが「どんなことをしたか」「どのプロジェクトがどれくらい進んでいるか」を上司やチーム全体が把握するためのツールです。口頭での報告だけでは見落としがちな細かい作業も、日報に残すことでチーム全体の生産性向上につながります。
ノウハウの蓄積と共有
日報は、単なる作業記録ではありません。成功した営業手法、トラブル解決のプロセス、新しいツールの使い方など、日々の業務で得た学びや気づきが詰まった「ノウハウの宝庫」です。これをチームで共有することで、全体のスキルアップに貢献します。
社員の成長支援と評価
上司は日報を通して、部下の働きぶりや得意なこと、悩んでいることなどを把握できます。それをもとに、的確なアドバイスをしたり、成長を評価したりするための重要な判断材料になるのです。

「日報無駄」と感じてしまうのは、以下のような理由が考えられます。

これらの悩みを解決するために、日報の書き方を少しだけ工夫してみましょう。

定型業務＋「気づき・学び・改善点」を書く
毎日同じ作業でも、そこに「今日はAという作業でBという非効率な点を見つけたので、次回はCのように改善します」といった**「所感」や「気づき」**を一言加えるだけで、あなたの思考プロセスが伝わる日報に変わります。
フォーマットを活用して時短する
「日報例文一覧」などを参考に、いくつかのテンプレートを準備しておきましょう。また、最近では「会社日報アプリ」を使って、スマホで簡単に記録できる会社も増えています。
上司に相談してみる
もし可能であれば、上司に「どんな内容を求めているか」直接聞いてみるのも良い方法です。「日報の必要性」を共有してもらうことで、書く目的が明確になります。

「業務日報パワハラ」と感じる方もいるようですが、日報の提出自体がパワハラと判断されることは稀です。ただし、「休日も日報を書け」といった過度な要求や、日報を理由にした不当な叱責がある場合は、ハラスメントに該当する可能性があります。

「日報を書かない人」や「日報を書かない会社」も存在しますが、多くの企業が日報を導入しているのは、前述のメリットを重視しているからです。

「日報を書かせる会社割合」は、職種や業界によって異なりますが、チームでの協業が必須なIT企業や営業職などでは、日報の導入は一般的です。

日報は、単に会社に提出するための報告書ではありません。

これらの目的を理解して日報に向き合うことで、「書くのが面倒くさい」という気持ちが、「自分の仕事の成果を記録する時間」へと変わっていくはずです。

もしあなたが「日報を書くのがつらい」と感じているなら、ぜひこの記事のコツを試してみてください。きっと、日報があなたのキャリアを力強く後押ししてくれるはずです。